Hoạch định nguồn nhân lực là gì? Vai trò và quy trình hoạch định

Để đạt được mục tiêu tuyển dụng hiệu quả, chọn được người phù hợp, đúng vị trí và vào đúng thời điểm. Doanh nghiệp cần chú trọng đến việc nghiên cứu và lập kế hoạch nguồn nhân lực. Trong bài viết này, Học Viện PMS sẽ chia sẻ với bạn Hoạch định nguồn nhân lực là gì? Tầm quan trọng của việc hoạch định và quy trình thực hiện. Cùng tìm hiểu ngay.

Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Hoạch định nguồn nhân lực là một cách hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực, nhằm lên kế hoạch chặt chẽ để đảm bảo đạt được mục tiêu đúng người, đúng việc, đúng lúc.

Điều này đồng nghĩa với việc trả lời một loạt các câu hỏi quan trọng sau:

• Nhân viên mà Doanh nghiệp đang cần?
• Khi nào Doanh nghiệp sẽ cần họ?
• Những kỹ năng cụ thể mà họ cần phải có?
• Những nhân viên đó có thích hợp với Doanh nghiệp không?
• Doanh nghiệp sẽ tuyển họ từ bên ngoài hay lựa chọn các nhân viên hiện có?

Cụ thể, quá trình hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp xác định xem họ đã có những nhân viên phù hợp chưa, đồng thời kiểm tra xem những người này đã đáp ứng đầy đủ kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết hay chưa.

Mặc dù nhiều người có quan điểm rằng đây chỉ là việc đưa ra các con số cứng nhắc và áp đặt, nhưng thực tế là các kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn thường được điều chỉnh linh hoạt thông qua các kế hoạch ngắn hạn, điều này giúp phản ánh chính xác tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

3 Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng đối với hiệu suất tổ chức và ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp. Việc thiếu sót trong quá trình hoạch định có thể gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến mục tiêu chung của tổ chức. 3 Vai trò chính bao gồm:

• Điều chỉnh nhu cầu nhân sự: HRP giúp doanh nghiệp hiểu rõ và xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng các hoạt động sản xuất và kinh doanh. Điều này cung cấp cơ hội để phát triển chiến lược hấp dẫn nhân sự, giữ chân những nhân viên xuất sắc và thu hút nhân tài mới.

• Quản lý ngân sách nguồn nhân lực: Giúp doanh nghiệp dự tính ngân sách cần thiết cho việc cơ cấu lại nguồn nhân lực, từ đó theo dõi hiệu suất kinh tế của các chính sách và thực hiện điều chỉnh phù hợp.
• Tạo gắn kết và hiểu biết chung: Góp phần xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân sự. Nhân viên thông qua quá trình này hiểu rõ chính sách nhân lực và mục tiêu tương lai của công ty, trong khi doanh nghiệp có cơ hội chủ động hơn trong sử dụng nhân sự cho các mục tiêu cụ thể.

>> Xem thêm: Phát triển nguồn nhân lực: Vai trò & các chính sách

Tại sao doanh nghiệp cần hoạch định nguồn nhân lực?

Khi thực hiện hoạch định nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể nhận được các lợi ích sau:

• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của họ.
• Đảm bảo rằng nhân lực được cung cấp đúng lúc, đúng số lượng và phù hợp với yêu cầu công việc để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

• Kết hợp các hoạt động liên quan đến nhân lực, nhằm nâng cao hiệu suất lao động.
• Dự đoán nhu cầu nhân lực trong tương lai và lập kế hoạch tuyển dụng để đảm bảo đủ nguồn nhân lực cần thiết, giúp doanh nghiệp thực hiện để dặt những mục tiêu đã đề ra.

Ngoài ra, quá trình HRP cũng giúp doanh nghiệp xác định được những khoảng trống hiện tại trong nguồn lực để từ đó lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp trong tương lai.

6 Bước thiết lập quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực tại công ty được thực hiện qua 3 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Phân tích định hướng và mục tiêu kinh doanh

Hoạch định nguồn nhân lực cần bắt đầu từ chiến lược kinh doanh tổng thể. Đây là nền tảng để doanh nghiệp xác định đội ngũ nhân sự cần thiết cả trước mắt lẫn trong dài hạn.

Doanh nghiệp nên làm rõ các vấn đề sau:

• Mục tiêu kinh doanh hiện tại là gì? Chẳng hạn mở rộng thị trường, gia tăng doanh thu, phát triển sản phẩm mới hoặc tái cấu trúc nhằm kiểm soát chi phí.
• Thời hạn và mức độ ưu tiên của từng mục tiêu ra sao? Trong 6–12 tháng, doanh nghiệp có thể ưu tiên bổ sung nhân sự phục vụ vận hành; với tầm nhìn 3–5 năm, trọng tâm có thể chuyển sang phát triển năng lực và xây dựng đội ngũ kế thừa.
• Những biến động bên ngoài tác động thế nào đến nhu cầu nhân sự? Thay đổi hành vi khách hàng, áp lực cạnh tranh, chuyển đổi số, AI hay tự động hóa đều có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh cơ cấu và năng lực nhân lực.

Lợi ích: Xác định mục tiêu ngay từ đầu giúp doanh nghiệp phân bổ ngân sách nhân sự hợp lý, hạn chế đầu tư tuyển dụng và đào tạo không cần thiết, đồng thời bảo đảm đội ngũ nhân viên phục vụ đúng định hướng tăng trưởng.

Bước 2: Dự báo nhu cầu nhân lực

Sau khi làm rõ chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định số lượng cũng như chất lượng nhân sự cần có ở từng thời điểm. Hoạt động này nên dựa trên dữ liệu và các phương pháp phân tích thay vì chỉ dựa vào phỏng đoán.

Một số phương pháp dự báo thường được sử dụng gồm:

• Phân tích dữ liệu quá khứ: Đối chiếu nhu cầu nhân sự trong những giai đoạn cao điểm, các dự án trước đây hoặc những lần doanh nghiệp mở rộng tương tự.
• Theo dõi xu hướng ngành: Ví dụ, bán lẻ thường cần tăng lượng lao động thời vụ vào cuối năm, còn doanh nghiệp sản xuất có thể phải bổ sung kỹ sư tự động hóa khi đưa dây chuyền mới vào hoạt động.
• Xây dựng các kịch bản: Doanh nghiệp có thể tính toán nhu cầu nhân sự trong nhiều trường hợp như doanh thu tăng 30%, thị trường tăng trưởng chậm hoặc công nghệ mới được triển khai.

Lợi ích: Dự báo sát thực tế giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguồn lực chủ động hơn, giảm nguy cơ thiếu nhân sự đột xuất và kiểm soát tốt hơn các khoản chi cho tiền lương, phúc lợi.

Bước 3: Đánh giá nguồn nhân lực hiện có

Việc dự báo nhu cầu trong tương lai cần được đặt cạnh năng lực thực tế của đội ngũ hiện tại. Vì vậy, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện nguồn nhân lực đang sở hữu trên 4 phương diện:

• Quy mô nhân sự: Xem xét tổng số lao động, cơ cấu và phân bổ nhân sự giữa các phòng ban cũng như tỷ lệ nghỉ việc.
• Năng lực chuyên môn: Đối chiếu kỹ năng hiện tại với những yêu cầu năng lực mà chiến lược tương lai đặt ra.
• Kinh nghiệm và thâm niên: Xác định mức độ sẵn sàng của nhân viên đối với các vị trí có trách nhiệm cao hơn.
• Khả năng lãnh đạo và tiềm năng phát triển: Tìm kiếm những nhân sự có thể trở thành lực lượng kế thừa trong tương lai.

Đánh giá nguồn lực hiện tại giúp doanh nghiệp nhận diện rõ khoảng cách giữa nguồn lực đang có và năng lực cần thiết. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để lựa chọn giải pháp đào tạo, tái cơ cấu hoặc tuyển dụng phù hợp với mục tiêu dài hạn.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch nhân sự cụ thể

Sau khi xác định được khoảng thiếu hụt giữa nguồn lực hiện tại và nhu cầu tương lai, doanh nghiệp cần chuyển kết quả phân tích thành kế hoạch nhân sự cụ thể. Đây nên là một lộ trình tổng thể thay vì chỉ là danh sách các vị trí cần tuyển.

Các nhóm giải pháp có thể bao gồm:

• Tuyển dụng: Với những vị trí đang thiếu hụt năng lực chuyên sâu như kỹ sư AI hay chuyên viên phân tích dữ liệu, doanh nghiệp nên chuẩn bị kế hoạch tuyển từ sớm để tránh tuyển gấp và phát sinh chi phí cao.
• Đào tạo và phát triển: Đào tạo lại (reskilling) hoặc nâng cao kỹ năng (upskilling) giúp doanh nghiệp khai thác tốt hơn nguồn nhân lực sẵn có.
• Luân chuyển và thăng tiến nội bộ: Tạo điều kiện để nhân viên thử sức ở những vai trò mới, mở rộng năng lực và duy trì động lực gắn bó.
• Chuẩn bị nhân sự kế thừa: Đối với các vị trí quản lý quan trọng hoặc chuyên gia chủ chốt, cần xác định và phát triển người có khả năng thay thế nhằm hạn chế gián đoạn hoạt động.

Một kế hoạch nhân sự được xây dựng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trước nguy cơ thiếu người, nâng cao mức độ gắn kết của đội ngũ và sử dụng ngân sách nhân sự hiệu quả hơn.

Bước 5: Triển khai và theo dõi thực hiện

Kế hoạch dù được xây dựng tốt vẫn khó đạt kết quả nếu thiếu cơ chế triển khai và giám sát phù hợp. Trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp vấn đề do kế hoạch không được theo dõi thường xuyên để điều chỉnh khi điều kiện kinh doanh thay đổi.

Doanh nghiệp nên tập trung vào 3 yếu tố:

• Phân công rõ trách nhiệm: Xác định cụ thể bộ phận hoặc cá nhân phụ trách từng hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, luân chuyển và thăng tiến.
• Ứng dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự (HRM/HRIS) để hỗ trợ quản lý hồ sơ, tổng hợp báo cáo, phân tích chi phí, theo dõi biến động nhân sự và tỷ lệ nghỉ việc. Chẳng hạn, hệ thống HRM của Lạc Việt SureHCS có thể hỗ trợ nhà quản lý theo dõi vòng đời nhân viên từ tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá trên một nền tảng tập trung.
• Tăng cường truyền thông nội bộ: Nhân viên cần được cung cấp thông tin phù hợp về định hướng và kế hoạch nhân sự để hiểu, đồng thuận và phối hợp trong quá trình thực hiện.

Lợi ích: Cơ chế giám sát tốt giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những điểm chưa phù hợp, chủ động điều chỉnh kế hoạch và sử dụng nguồn lực đúng hướng.

Bước 6: Đánh giá và liên tục cải tiến

Hoạch định nguồn nhân lực cần được xem là một quá trình thường xuyên thay vì hoạt động chỉ thực hiện một lần. Doanh nghiệp nên định kỳ kiểm tra kết quả bằng các KPI cụ thể để biết kế hoạch đang đạt hiệu quả đến đâu.

Một số chỉ số quan trọng có thể theo dõi gồm:

• Tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate): Phản ánh mức độ ổn định và gắn bó của lực lượng lao động.
• Thời gian tuyển dụng trung bình (Time to hire): Cho biết tốc độ doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu bổ sung nhân sự.
• Chi phí tuyển dụng và đào tạo (Cost per hire/Training cost): Giúp đánh giá và kiểm soát mức độ sử dụng ngân sách nhân sự.
• Mức độ hài lòng và gắn kết của nhân viên (Employee satisfaction/engagement): Đánh giá trải nghiệm cũng như mức độ kết nối của nhân viên với tổ chức.

Lợi ích: Đánh giá định kỳ giúp doanh nghiệp duy trì sự đồng bộ giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược nhân sự, kịp thời điều chỉnh những điểm chưa phù hợp, cải thiện trải nghiệm nhân viên và củng cố năng lực cạnh tranh trong dài hạn.

Ví dụ về hoạch định nguồn nhân lực

Công ty A, một doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nhận thấy nhu cầu mở rộng thị trường và phát triển sản phẩm mới trong 2 năm tới. Để đáp ứng mục tiêu này, họ tiến hành hoạch định nguồn nhân lực như sau:

• Phân tích nhu cầu hiện tại và tương lai: Ban lãnh đạo phân tích và xác định rằng họ cần thêm nhân viên phát triển phần mềm, nhóm hỗ trợ kỹ thuật và nhân viên bán hàng có hiểu biết về công nghệ.
• Dự báo và lập kế hoạch tuyển dụng: Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, họ lập kế hoạch tuyển dụng cho 20 nhân viên phát triển phần mềm, 10 nhân viên hỗ trợ kỹ thuật và 15 nhân viên bán hàng trong vòng 1 năm.

• Đào tạo và phát triển nhân sự: Để chuẩn bị cho việc phát triển sản phẩm mới, công ty cũng lên kế hoạch đào tạo nâng cao kỹ năng cho đội ngũ hiện tại, bao gồm các khóa học về công nghệ mới và kỹ năng quản lý dự án.
• Chính sách phúc lợi và tiền lương: Công ty cũng xem xét lại chính sách tiền lương và phúc lợi để thu hút và giữ chân nhân tài, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin nơi mà sự cạnh tranh về nguồn nhân lực rất lớn.
• Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch: Công ty thực hiện đánh giá định kỳ về quá trình tuyển dụng và hiệu quả của chương trình đào tạo và điều chỉnh kế hoạch nguồn nhân lực theo nhu cầu thực tế và mục tiêu kinh doanh.

Kết luận

Quá trình hoạch định nguồn nhân lực tại công ty là một bước quan trọng trong việc xây dựng và duy trì sức mạnh của tổ chức. Việc hiểu rõ nhu cầu, thực trạng nguồn nhân lực và đưa ra quyết định đều đóng góp vào việc tạo ra một lực lượng lao động đáp ứng, hiệu quả và đổi mới. Đây không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là chìa khóa cho sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức trong thời đại đầy thách thức và biến động.