DMAIC là gì? Hướng dẫn 5 bước thực hiện chu trình DMAIC

Trong quản lý và cải tiến chất lượng, doanh nghiệp cần một phương pháp có hệ thống để nhận diện vấn đề và tối ưu quy trình hiệu quả. DMAIC được triển khai như thế nào để tạo ra những cải tiến bền vững? Bài viết DMAIC là gì? Hướng dẫn 5 bước thực hiện chu trình DMAIC sẽ giúp bạn hiểu rõ từng giai đoạn và cách áp dụng vào thực tế. Cùng Học viện PMS tìm hiểu chi tiết quy trình này để nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp.

Phương pháp DMAIC là gì?

Phương pháp DMAIC là một chu trình cung cấp phương pháp để giải quyết vấn đề, nhằm cải tiến chất lượng một quy trình nào đó dựa trên dữ liệu có sẵn. Đây là một phương pháp gồm 5 bước là: Define – Xác định, Measure- Đo lường, Analyze – Phân tích, Improve – Cải tiến và Control – Kiểm soát.

Qua việc thực hiện những công việc này có thể giúp doanh nghiệp cải thiện bất cứ quy trình nào hiện có từ kinh doanh đến sản xuất hay các nghiệp vụ hành chính. Đây là phương pháp được lấy ra trong hệ thống quản lý chất lượng Six Sigma.

Chu trình DMAIC là gì — *Tìm hiểu khái niệm chu trình DMAIC*

5 Bước thực hiện chu trình DMAIC chuẩn

Bước 1: Define – Giai đoạn xác định

Là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất của phương pháp DMAIC, vì nó giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề còn tồn đọng và cần được giải quyết. Lưu ý rằng, vấn đề và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình cần được xác định rõ ràng, phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Qua đó để dễ dàng thiết lập các bước thực hiện quy trình, phạm vi và mục tiêu ảnh hưởng.

Một số công việc cụ thể cần thực hiện ở đây là:

Xác định các cơ hội cải tiến chất lượng quy trình.
Xác định phạm vi tác động của dự án.
Lên danh sách và từng bước thực hiện công việc trong quy trình.
Xác định tất cả các các nhân, phòng ban có liên quan.
Phân tích và ghi nhận các cơ hội kinh doanh.
Xác định khách hàng.
Xác định ranh giới của quá trình

Một giai đoạn Define được chuẩn bị bài bản sẽ giúp bạn kiểm soát được mục tiêu, xác định kỹ lưỡng thời hạn hoàn thành dự án.

bước 1 trong chu trình DMAIC chuẩn — *Giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất*

Bước 2: Measure – Giai đoạn đo lường

Giai đoạn đo lường tập trung vào việc thu thập dữ liệu hiện có để đánh giá hiệu suất của một quy trình nhất định. Nếu không có các tiêu chuẩn để đánh giá cụ thể, thì việc theo dõi các cải tiến sẽ rất khó khăn. Do đó, trong giai đoạn này, chúng ta sẽ:

Xây dựng các phương pháp thu thập dữ liệu để sử dụng cho việc đo lường.
Thu thập các thông số đầu vào, trong khi thực hiện và đầu ra của quy trình.
Thu thập và phân tích dữ liệu tại thời điểm đo lường.
Đo lường và phát hiện các nguyên nhân dẫn đến sự thất bại.

Trong giai đoạn Measure, việc sử dụng các công cụ quản lý trực quan như biểu đồ kiểm soát, biểu đồ thanh và biểu đồ chạy… là các hiệu quả giúp bạn có thể đạt được kết quả tốt hơn.

Bước 3: Analyze – Giai đoạn phân tích

Trong giai đoạn này, bạn cần phân tích các dữ liệu đã thu thập trong quá trình đo lường. Với mục tiêu là xác định các nguyên nhân cõi lõi để đảm bảo sự cải thiện được tác động đúng nguồn gốc phát sinh vấn đề. Các bước cần thực hiện ở giai đoạn này bao gồm:

Áp dụng các phương pháp để phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, một trong những công cụ chúng tôi khuyến khích cho bạn là phương pháp 5 Whys hoặc có thể áp dụng biểu đồ xương cá
Thực hiện phân tích sai hỏng và sự tác động FMEA, nhằm xác định các vấn đề không hiệu quả, dẫn đến lỗi và khuyết điểm có thể xảy ra.
Bằng 7 biểu đồ thống kê cơ bản trong quản lý chất lượng để biểu thị mức độ biến đổi trong một quy trình cụ thể.
Kiểm soát và xây dựng kế hoạch cải thiện quy trình.

Giai đoạn 5 bước trong chu trình DMAIC — *Lean six sigma DMAIC*

Bước 4: Improve – Giai đoạn cải tiến

Giai đoạn này là thời điểm để bắt đầu thực hiện các cải tiến, mục tiêu của cải tiến là để tối ưu các công đoạn trong công việc, loại bỏ các công việc dư thừa.

Các hoạt động có thể thực hiện để cải tiến liên tục như:

Khơi gợi ý tưởng cho nhân viên để đưa ra giải pháp cải tiến.
Ứng dụng phương pháp Kaizen để cải thiện quy trình
Phổ biến phương pháp được đổi mới cho các bên liên quan
Kiểm tra các giải pháp bằng chu trình PDCA
Sử dụng phần mềm quản lý cải thiện là bước đi thông minh ở giai đoạn này.

Bước 5: Control – Giai đoạn kiểm soát

Sau khi thực hiện đổi mới và giải quyết hiệu quả các vấn đề, thì đã đến lúc bạn cần thiết lập các tiêu chuẩn để kiểm soát quy trình, theo dõi nhằm đảm bảo hiệu quả được duy trì lâu dài. Sau đây là những nhiệm vụ của bạn tại bước này:

Ghi nhận các số liệu đạt được.
Xác định và cập nhật các tiêu chuẩn chất lượng mới.
Đảm bảo toàn bộ ngũ đang làm việc đáp ứng được các tiêu chuẩn và số liệu tương tự.
Sử dụng phương pháp thích hợp để theo dõi việc thực hiện quy trình và kịp thời phát hiện bất kỳ vấn đề nào phát sinh (có thể áp dụng: biểu đồ kiểm soát)
Xác định các cải tiến cần bổ sung khi cần để đáp ứng các mục tiêu.
Cải tiến mọi ngóc ngách của công việc bằng nguyên tắc 5S.
Ghi nhận kết quả và rút ra bài học kinh nghiệm.

Sau giai đoạn kiểm soát, bạn có thể đo lường những tác động thay đổi các khía cạnh như chi phí, hiệu suất và sự hài lòng của khách hàng. Giai đoạn này không kết thúc những vấn tiếp tục cho đến khi xuất hiện các cơ hội khác có thể cải thiện, khi đó vòng lặp DMAIC lại bắt đầu.

Lợi ích của phương pháp DMAIC

Bất kỳ tổ chức nào muốn cải thiện một quy trình làm việc cụ thể, chẳng hạn như giảm thiểu số lần xảy ra lỗi trong quy trình để nâng cao chất sản phẩm, thì việc có một kế hoạch bài bản là điều cần thiết. Khi này, việc sử dụng quy trình DMAIC như là một giải pháp thích hợp nhất, phương pháp này vô cùng có lợi khi cung cấp cách tiếp cận đơn giản nhưng mang lại tính hệ thống cao cho doanh nghiệp.

Thông thường khi chưa áp dụng DMAIC, các tổ chức hay gặp khó khăn trong việc xem xét mức độ hiệu quả của chiến lược. Kể cả với những sáng kiến tốt nhất, nếu không được thực hiện các biện pháp kiểm soát thích hợp thì cũng có thể dẫn đến kết quả không tối ưu.

Lợi ích phương pháp DMAIC mang lại — *Dễ dàng điều chỉnh cách tiếp cận và giải quyết vấn đề*

Một lợi ích khác là DMAIC yêu cầu doanh nghiệp ghi chép cẩn thận các số liệu đạt được, qua đó giúp họ dễ dàng điều chỉnh cách tiếp cận và giải quyết vấn đề một cách linh hoạt. Dữ liệu được thu thập cũng là nguồn tài sản hỗ trợ rất nhiều trong việc phân tích và căn chuẩn cho các dự án mới trong tương lai.

Phân biệt DMAIC và DMADV

Tương tự với DMAIC, phương pháp DMADV cũng là một phần quan trọng của quy trình Six Sigma. Nhưng có điểm riêng biệt là trong khi DMAIC được sử dụng cho mục đích cải tiến từng giai đoạn của quy trình thì DMADV lại cải tiến cho toàn bộ quy trình. DMADV là viết tắt của: D: Xác định (Define); M: Đo lường (Measure); A: Phân tích (Analyze); D: Thiết kế (Design); V: Xác minh (Verify).

Phân biệt hai hương pháp DMAIC và DMADV — *Sự khác nhau giữa DMAIC và DMADV*

Ở 3 bước đầu tiên, 2 giai đoạn này đều có các công việc tương tự nhau. Trong giai đoạn thứ 4, nhóm thiết kế có chức năng thiết lập các quy trình mới cần tái thiết kế. Và giai đoạn thứ 4 là việc xác minh lại việc thay đổi có đạt được với yêu cầu đề ra hay chưa.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa DMAIC và DMADV:

Tiêu chí	DMAIC	DMADV
Mục đích chính	Cải tiến, tối ưu quy trình hiện có nhằm giảm sai lỗi và nâng cao hiệu suất.	Thiết kế hoặc thiết kế lại sản phẩm, dịch vụ hay quy trình mới để đáp ứng yêu cầu khách hàng.
Trường hợp áp dụng	Dùng cho quy trình đã tồn tại nhưng phát sinh vấn đề hoặc chưa đạt hiệu quả mong muốn. Ví dụ: Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.	Dùng khi cần phát triển sản phẩm hoặc quy trình mới từ đầu. Ví dụ: Thiết kế dòng sản phẩm mới theo nhu cầu khách hàng.
Các bước thực hiện	1. Define: Xác định vấn đề và mục tiêu. 2. Measure: Đo lường hiệu suất hiện tại, thu thập dữ liệu. 3. Analyze: Phân tích nguyên nhân gốc rễ. 4. Improve: Đề xuất và triển khai giải pháp cải tiến. 5. Control: Duy trì và kiểm soát kết quả cải tiến lâu dài.	1. Define: Xác định nhu cầu khách hàng và mục tiêu thiết kế. 2. Measure: Đo lường yêu cầu khách hàng và các yếu tố then chốt quyết định thành công. 3. Analyze: Phân tích các phương án thiết kế khả thi. 4. Design: Xây dựng thiết kế chi tiết đáp ứng yêu cầu khách hàng. 5. Verify: Thử nghiệm và xác minh hiệu quả thiết kế trước khi triển khai.
Kết quả đầu ra	Quy trình hiện tại được cải tiến, vận hành ổn định và hiệu quả hơn.	Sản phẩm hoặc quy trình mới được thiết kế tối ưu ngay từ đầu.
Hướng tập trung	Giải quyết vấn đề và nâng cao hiệu quả của quy trình hiện có.	Thiết kế sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình nhằm đáp ứng hoặc vượt kỳ vọng khách hàng.
Công cụ hỗ trợ	Biểu đồ kiểm soát, FMEA, SIPOC, biểu đồ Pareto, phân tích hồi quy.	QFD, FMEA, SIPOC, đối sánh hiệu suất (Benchmarking), tạo mẫu thử (Prototyping).
Tính linh hoạt	Thích hợp với hoạt động cải tiến liên tục và các dự án có thời gian triển khai tương đối ngắn.	Phù hợp với các dự án dài hạn hoặc định hướng phát triển sản phẩm, dịch vụ mang tính chiến lược.
Mức độ đổi mới	Tập trung cải tiến và tối ưu những quy trình, sản phẩm hoặc giải pháp đang có.	Hướng đến đổi mới và phát triển những sản phẩm, quy trình hoặc giải pháp hoàn toàn mới.

Ví dụ về cách áp dụng DMAIC

Để hình dung rõ hơn DMAIC và cách phương pháp này được triển khai trong thực tế, có thể xem xét tình huống của một doanh nghiệp thương mại điện tử đang gặp vấn đề về tốc độ xử lý yêu cầu khách hàng.

Bối cảnh: Công ty A kinh doanh sản phẩm trên nền tảng thương mại điện tử. Do phản hồi thắc mắc và xử lý yêu cầu khách hàng chậm, doanh nghiệp bị đánh giá thấp, trải nghiệm khách hàng giảm và doanh thu có dấu hiệu sụt giảm. Công ty quyết định áp dụng DMAIC để xác định nguyên nhân và cải thiện tình trạng này.

Define – Xác định vấn đề

Vấn đề: Thời gian xử lý yêu cầu khách hàng trung bình lên đến 48 giờ, cao gấp đôi mục tiêu 24 giờ.
Mục tiêu: Trong 1 tháng, rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu xuống còn tối đa 24 giờ.
Phạm vi: Tập trung vào bộ phận chăm sóc và dịch vụ khách hàng.

Measure – Đo lường: Doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu trong 2 tháng gần nhất, kết quả cho thấy:

Thời gian xử lý yêu cầu trung bình: 48 giờ.
Thời gian xử lý nhanh nhất: 45 giờ, chậm nhất: 90 giờ.
Khoảng 60% thời gian chậm trễ phát sinh do việc chuyển tiếp yêu cầu giữa các phòng ban.

Analyze – Phân tích: Từ dữ liệu thu thập được, doanh nghiệp tiến hành phân tích nguyên nhân gây chậm trễ:

Biểu đồ dòng thời gian cho thấy thời gian chờ phê duyệt nội bộ chiếm khoảng 40% tổng thời gian xử lý.
Quy trình chuyển tiếp yêu cầu giữa các bộ phận chưa rõ ràng, dẫn đến phát sinh thời gian chờ và làm kéo dài quá trình xử lý.

Improve – Cải tiến: Dựa trên nguyên nhân đã xác định, công ty triển khai các giải pháp:

Ứng dụng phần mềm tự động hóa quy trình nhằm rút ngắn thời gian chờ phê duyệt.
Tinh gọn quy trình chuyển tiếp yêu cầu, giảm số bước thực hiện từ 3 bước xuống còn 2 bước.

Control – Kiểm soát: Sau khi cải tiến, doanh nghiệp thiết lập cơ chế theo dõi để duy trì kết quả:

Tích hợp báo cáo thời gian xử lý vào hệ thống CRM, theo dõi dữ liệu hàng ngày và hàng tuần.
Tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá hiệu quả, phát hiện sớm vấn đề và kịp thời điều chỉnh quy trình.

Kết luận

Qua bài viết, bạn đã hiểu rõ DMAIC là gì? 5 bước thực hiện từ xác định, đo lường, phân tích, cải tiến đến kiểm soát, cùng những lợi ích và điểm khác biệt với DMADV. Việc áp dụng DMAIC giúp doanh nghiệp tiếp cận vấn đề một cách có hệ thống, dựa trên dữ liệu và hướng đến cải tiến liên tục. Khi triển khai đúng cách, phương pháp này góp phần nâng cao chất lượng, giảm lãng phí và tối ưu hiệu quả quy trình. Hy vọng những chia sẻ trên từ Học viện PMS sẽ giúp doanh nghiệp vận dụng DMAIC hiệu quả vào thực tế.

Khóa học Lean tại Học viện PMS là nơi cung cấp cho bạn kiến thức và các bước triển khai xây dựng hệ thống Lean trong xưởng sản xuất. Chương trình đào tạo này cũng tạo điều kiện cho học viên có hiểu biết sâu sắc về DMAIC là gì và cách xử lý hiệu quả các tình huống khó khăn.