Tại đất nước Nhật Bản, Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng đã được hình thành và áp dụng hiệu quả cho rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Kaizen là một kế hoạch có hệ thống nhằm cải tiến liên tục, chậm và ổn định, có thể áp dụng cho mọi tổ chức, dù lớn hay nhỏ, để tinh chỉnh và nâng cao việc thực hiện các hoạt động hàng ngày, do đó góp phần cải thiện hiệu suất chung của tổ chức. Trong bài viết này, Học viện PMS sẽ chia sẻ ngay 10 nguyên tắc Kaizen của người Nhật. Cùng tìm hiểu ngay.
Nguyên tắc 1: Loại bỏ lãng phí
Triết lý này giúp các tổ chức tạo ra kết quả tốt hơn bằng cách cải thiện hiệu suất và loại bỏ lãng phí. Phương pháp này khuyến khích các chuyên gia xem các vấn đề, bao gồm cả lãng phí và cơ hội vì việc khắc phục vấn đề sẽ tạo ra giá trị. Do đó, nếu bạn xác định được một quy trình lãng phí, hãy xem đây là cơ hội để tăng lợi nhuận của công ty bằng cách giải quyết vấn đề.
Bên cạnh đó, Kaizen chủ yếu tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, nhưng mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng. Người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nào không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm và không ngừng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thì đều bị loại bỏ.
Nguyên tắc 2: Cải tiến liên tục, không bao giờ kết thúc
Trong triết lý Kaizen, hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang một giai đoạn kế tiếp.
Ở nguyên tắc này, các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Nếu chúng ta tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại thì sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới. Vì vậy, quá trình cải tiến sản phẩm dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục.
Tại các nhà máy ở Nhật, nhiều dòng sản phẩm mới và những nhãn hiệu điện tử mới đã liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu với tốc độ chóng mặt và doanh số tăng lên đều đặn liên tục.
Vậy nhờ đâu các sản phẩm “Made in Japan” lại thành công như vậy? Thực chất chỉ có một số sản phẩm trong số đó là thực sự mới, còn lại là những sản phẩm trước đó được cải tiến chút ít để phù hợp với thị hiếu và túi tiền của khách hàng hôm nay.
Bí quyết ở chỗ là các nhà sản xuất luôn tận dụng những cơ hội mới trên thị trường, liên tục đa dạng hoá sản phẩm, cung cấp đến người tiêu dùng nhiều sự lựa chọn mới. Quá trình đánh giá và Kaizen cải tiến liên tục của các kỹ sư Nhật đã gặt hái được những sản phẩm và thương hiệu “đổi mới” hàng đầu thế giới như Toyota, Sony Honda,…
► Xem ngay: Câu chuyện ứng dụng Kaizen tại Toyota thành công
Nguyên tắc 3: Xây dựng văn hoá không đổ lỗi
Trước hết cần xây dựng phương châm làm việc là “lỗi thì do tôi, thành công do tập thể”. Phân bổ trách nhiệm phù hợp cho từng cá nhân và mỗi cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đã được tổ chức giao. Đặc biệt không nên đổ lỗi cho người khác trong phạm vi trách nhiệm cá nhân đó. Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm trong tập thể của mình, chứ không nên đổ lỗi cho các yếu tố xung quanh.
Trước công chúng và khách hàng, mỗi tổ chức cần xây dựng một môi trường văn hoá không đổ lỗi. Ngược lại, cần nhận trách nhiệm về chính mình. Tập thể thì nên cùng nhau phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm dịch vụ tốt nhất có thể. Qua đó xây dựng thương hiệu ngày càng uy tín hơn, sản phẩm và dịch vụ sẽ đứng vững trên thị trường.
Nguyên tắc 4: Hãy chủ động giải quyết vấn đề
Kaizen là tư duy chủ động tìm kiếm giải pháp, trong khi thay đổi có xu hướng dẫn đến rủi ro, Kaizen buộc mọi người phải nhìn nhận mọi thứ từ nhiều góc độ khác nhau và sáng tạo đưa ra giải pháp, giảm thiểu rủi ro. Nhờ vậy, có thể khuyến khích mọi người cởi mở đóng góp ý kiến, đưa ra giải pháp nhằm có lợi cho việc cải tiến liên tục.
Nguyên tắc 5: Loại bỏ khái niệm cũ
Nền kinh tế và thị trường người tiêu dùng luôn thay đổi. Do đó, những người thực hành Kaizen phải đưa ra các định kiến và liên tục cập nhật các ý tưởng để giúp doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh trong những hoàn cảnh này.
Phương pháp Kaizen nhấn mạnh tầm quan trọng của việc loại bỏ các khái niệm cũ, có thể không còn phù hợp với các mục tiêu kinh doanh hiện tại. Là một bài tập tinh thần, bạn có thể xem xét các khái niệm hiện có và cân nhắc điều gì có thể xảy ra nếu bạn làm ngược lại. Làm như vậy có thể gợi ra những ý tưởng mới mà trước đây bạn có thể chưa từng nghĩ đến.
► Xem ngay: Kaizen và đổi mới khác nhau như thế nào?
Nguyên tắc 6: Làm việc nhóm
Tạo dựng nên các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty. Mỗi nhóm cần được phân quyền hạn nhất định. Trưởng nhóm là người biết bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự %.
Kết luận
10 nguyên tắc cốt lõi trong triết lý Kaizen của người Nhật không chỉ hướng đến những thay đổi nhỏ trong công việc mà còn xây dựng tư duy cải tiến liên tục trong toàn tổ chức. Khi mỗi cá nhân chủ động nhìn nhận vấn đề, tìm kiếm giải pháp và duy trì tinh thần học hỏi, doanh nghiệp có thể từng bước nâng cao chất lượng, hiệu suất và khả năng thích ứng. Giá trị của Kaizen nằm ở sự bền bỉ và nhất quán, biến cải tiến thành một phần của văn hóa doanh nghiệp thay vì một hoạt động ngắn hạn.